(04 октября 2011)

С появлением в различных операционных системах офисных программ работа с документами на компьютере значительно упростилась. Современные офисные программы представляют собой целый комплекс совместимых между собой программных продуктов, позволяющих вносить и обрабатывать любую информацию.

Надо отметить, что и в операционной системе DOS существовало немало офисных программ, обладающих не меньшим функционалом, однако все они нацелены были, главным образом, на подготовку документов к печати.

Современные офисные программы позволяют поместить подготовленный материал в интернете, отправить по электронной почте и даже выложить в виде ролика на всеобщее обозрение.

Самым популярным офисным пакетом программ стал комплект Microsoft Office, а в качестве альтернативы чаще всего используется бесплатный пакет с открытым кодом Open Office. Оба пакета практически идентичны по своей функциональности, однако во втором, ввиду его бесплатности и открытости, имеются небольшие ограничения.

Поскольку самой популярной операционной системой для пользователей компьютеров PC является Microsoft Windows, предпочтительнее использовать офисный пакет Microsoft Office, обеспечивающий достаточно стабильную работу в этой операционной системе.

Офисный пакет Microsoft Office состоит из пяти основных программных продуктов: Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access. В состав продукта на сегодняшний день входят также OneNote, Office Web Apps и Publisher. В зависимости от потребностей можно установить только необходимый набор программ или весь комплект.

Обычные пользователи используют только две программы из этого пакета — Word — текстовый процессор и Excel — табличный процессор. Продвинутые пользователи могут использовать в своей работе PowerPoint — систему подготовки презентаций, Outlook — органайзер и почтовый клиент и Access — систему управления базами данных.

По сравнению с первыми версиями текстовый процессор Word претерпел значительные изменения. Теперь это не просто текстовый редактор с возможностью вставки фотографий, рисунков, графики, диаграмм и таблиц. На сегодняшний момент Word является мощным средством для подготовки документов, создания электронных книг и макетов для бумажных изданий.

В текстовом процессоре Word имеются средства для проверки орфографии на любом языке, перевода с любого языка на любой язык, форматирования текста, автозамены, автоподстановки, расстановки переносов и так далее.

Табличный процессор Excel позволяет разместить в ячейках данные и выполнить над ними различные операции: форматирование, преобразование, вычисление математических, статистических, финансовых, текстовых и прочих функций. Удобное размещение документа на нескольких страницах позволяет связать страницы ссылками и формулами, создать диаграммы и графики. Система работы с данными позволяет динамически подгружать необходимые данные из других таблиц и баз данных, в том числе и из глобальной сети интернет.

Программа PowerPoint это система для подготовки презентаций. Некоторые используют ее для подготовки документов к печати, например, поздравительных открыток, что не является целесообразным. Главное предназначение этого программного продукта это видеомонтаж различных материалов, включая аудио, видео и спецэффекты, в единую презентацию.

Программа Access является системой управления базами данных. По сути, это средство для разработки своеобразных интерпретируемых программных продуктов в среде Windows. Возможности программы практически не ограничены, с ее помощью можно достаточно легко, зная алгоритм, написать альтернативу таким популярным программным продуктам, как 1С:Предприятие или Турбо-бухгалтер. При помощи встроенных скриптов можно запрограммировать практически любые действия, выполняемые в операционной системе.

Пакет Outlook является расширением встроенного в операционную систему Windows почтового клиента Outlook Express и содержит органайзер для составления расписания, как на ближайшее время, так и на долгую перспективу.

Новый продукт OneNote представляет собой записную книжку, в которой удобно систематизировать и сохранять в одном месте информацию о проделанной или планируемой работе. При помощи ссылок можно связать все документы различного формата — видео, аудио, текст, таблицы, презентации — в единый документ.

Программа Office Web Apps предназначена для публикации в интернете документов из любого офисного продукта.

Программа Publisher предназначена для форматирования рисунков и документов перед печатью.

Все офисные программы можно расширить за счет применения встроенного языка программирования VBA (Visual Basic for Application).